1. Quản lý và tổ chức tài liệu
- Lưu trữ và chia sẻ tài liệu:
- Lưu trữ tài liệu an toàn trên đám mây và dễ dàng chia sẻ với đồng nghiệp hoặc đối tác.
- Tính năng đồng bộ hóa tự động giúp cập nhật phiên bản mới nhất của tài liệu.
- Quản lý phiên bản tài liệu:
- Theo dõi lịch sử thay đổi của tài liệu và khôi phục các phiên bản trước nếu cần.
- Tìm kiếm thông minh:
- Tìm kiếm nhanh chóng bằng từ khóa, meta-data hoặc tên tác giả, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất.
Lợi ích: Giảm thời gian tìm kiếm và xử lý tài liệu, tăng tính minh bạch và hợp tác.
2. Tạo trang web nội bộ cho doanh nghiệp
- Trang web nhóm :
- Tạo nơi làm việc trực tuyến cho các phòng ban hoặc dự án, giúp quản lý thông tin và tài liệu hiệu quả.
- Trang web giao tiếp :
- Tạo không gian để chia sẻ thông báo, chính sách nội bộ, hoặc cập nhật công việc cho toàn bộ công ty.
- Công cụ tùy chỉnh:
- Tích hợp các phần web như lịch làm việc, biểu đồ, và báo cáo để tạo trang web tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu.
Lợi ích: Tăng cường giao tiếp nội bộ và giúp mọi người nắm bắt thông tin dễ dàng.
3. Tự động hóa quy trình công việc
- Tích hợp Power Automate:
- Tự động hóa các quy trình như phê duyệt tài liệu, gửi thông báo, hoặc quản lý yêu cầu.
- Quy trình phê duyệt:
- Thiết lập luồng phê duyệt tài liệu với các bước rõ ràng và tự động thông báo cho người liên quan.
Lợi ích: Tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tăng năng suất.
4. Hỗ trợ làm việc nhóm
- Cộng tác thời gian thực:
- Nhiều người có thể làm việc trên cùng một tài liệu Word, Excel hoặc PowerPoint trực tiếp từ SharePoint.
- Danh sách (Lists):
- Quản lý danh sách công việc, thông tin dự án, hoặc cơ sở dữ liệu khách hàng.
- Tích hợp với Microsoft Teams:
- Tạo các kênh Teams liên kết với trang SharePoint để đồng bộ hóa tài liệu và cuộc trò chuyện nhóm.
Lợi ích: Tăng khả năng phối hợp giữa các nhóm làm việc, dù ở bất kỳ đâu.
5. Bảo mật và tuân thủ
- Quản lý quyền truy cập:
- Gán quyền truy cập cho từng người hoặc nhóm để bảo vệ tài liệu nhạy cảm.
- Chính sách lưu giữ dữ liệu:
- Đặt chính sách lưu giữ dữ liệu để tuân thủ các quy định ngành hoặc pháp luật.
- Bảo vệ dữ liệu:
- Sử dụng mã hóa và phát hiện rò rỉ thông tin để bảo vệ dữ liệu.
Lợi ích: Đảm bảo an toàn dữ liệu và tuân thủ các quy định pháp luật.
6. Báo cáo và phân tích
- Power BI tích hợp:
- Tích hợp Power BI để hiển thị dữ liệu từ SharePoint dưới dạng biểu đồ và bảng phân tích.
- Phân tích tương tác:
- Theo dõi mức độ tương tác trên các trang SharePoint để đánh giá hiệu quả của thông tin được chia sẻ.
Lợi ích: Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu và tăng khả năng dự báo.
7. Quản lý dự án
- Kế hoạch dự án:
- Sử dụng công cụ Planner hoặc Microsoft Project tích hợp để quản lý nhiệm vụ và tiến độ dự án.
- Timeline và Gantt Chart:
- Hiển thị các giai đoạn dự án và lịch trình thực hiện ngay trên SharePoint.
Lợi ích: Theo dõi tiến độ dự án dễ dàng và cải thiện quản lý công việc.
8. Xây dựng ứng dụng nội bộ
- Tích hợp Power Apps:
- Xây dựng các ứng dụng đơn giản như quản lý đơn xin nghỉ phép, theo dõi công việc hoặc đánh giá khách hàng ngay trên SharePoint.
Lợi ích: Tăng tính linh hoạt trong vận hành doanh nghiệp.
9. Giao tiếp với khách hàng hoặc đối tác
- Cổng thông tin bên ngoài:
- Tạo trang SharePoint để chia sẻ thông tin với khách hàng, đối tác hoặc nhà cung cấp.
- Chia sẻ an toàn:
- Dễ dàng chia sẻ dữ liệu với người ngoài tổ chức mà vẫn đảm bảo bảo mật.
Lợi ích: Nâng cao trải nghiệm khách hàng và đối tác, tăng cường sự hợp tác.
10. Lưu trữ và quản lý kiến thức
- Thư viện tài liệu:
- Tạo kho lưu trữ tài liệu, hướng dẫn sử dụng, và kiến thức chuyên môn.
- Wiki nội bộ:
- Xây dựng trang wiki để chia sẻ thông tin và kiến thức trong tổ chức.
Lợi ích: Tạo nền tảng học tập và phát triển liên tục cho nhân viên.
11. Quản lý sự kiện và lịch
- Lịch sự kiện:
- Tích hợp lịch Google hoặc Outlook để theo dõi các sự kiện quan trọng.
- Theo dõi nhiệm vụ liên quan đến sự kiện:
- Quản lý danh sách công việc và tài liệu liên quan đến từng sự kiện.
Lợi ích: Tối ưu hóa việc tổ chức sự kiện và quản lý thời gian.
Tổng kết:
Gói dịch vụ SaaS có thể thực hiện nhiều công việc từ quản lý tài liệu, tổ chức nhóm, tự động hóa quy trình, bảo mật dữ liệu, đến xây dựng ứng dụng và quản lý dự án. Khi được sử dụng hiệu quả, Gói dịch vụ Online không chỉ cải thiện hiệu suất làm việc mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng khả năng hợp tác và cạnh tranh trên thị trường.